博士论文答辩会秘书工作流程

时间:2018-09-27 论文答辩 我要投稿

  博士学位论文答辩是申请和授予博士学位的重要程序,这时就需要答辩秘书的职位了,那么这个工作的大致流程是怎样的呢?

  博士论文答辩秘书工作流程

  工作目标:协助答辩人准备答辩工作,终极任务是整理、汇总A、B两档的所有材料(见附表)。

  工作流程:大致分为两步——

  一. 送审阶段:准备好所有的送审材料,送交研究生院审批。

  二. 答辩阶段:取回审批材料,准备答辩材料,领取聘书和劳务费,完善所有材料后送交系教务处。

  下分而述之。

  一.送审阶段

  1.得知当选答辩秘书之后,应立刻去系教务处,请教务老师在教务系统中将自己和答辩人关联。领取材料。(附表中 来源 为 教务处 的材料)

  2.进入教务管理系统(***),用答辩人提供的学号和论文编号,将秘书身份与博士生绑定。教务系统中的工作包括:

  2.1.如此时所有的“博士学位论文评阅书”已到(从教务处取回),则在系统内录入论文打分,生成“论文学术评阅汇总和答辩委员会组成审批表”。此时可将所有评阅书复印一份,交由答辩人修改论文。但注意评阅人的信息是保密,不要泄露。

  2.2.如答辩时间和地点已确定,则在系统内录入相关信息。

  2.3.如导师已填写好评语,则在系统内打印并保存“指导教师对博士学位论文的评语”,找导师签字。

  2.4 打印A、B封面,“学位论文答辩表决票(粘贴页)”。

  3. 联系答辩人,索取相关材料(附表中 来源 为 答辩人 的材料)。

  注意:所有答辩人提供的材料都需要有答辩人的签字。

  4. 2、3两步的工作不分先后,为争取时间,在条件满足的情况下可同时进行。如2、3两步的工作都已完成,则将所有A、B档的材料及博士论文送交研究生院审核。

  注意:a. 核对附表中所有需要签字的表格,确保导师和答辩人都已签字。

  b. A档和博士论文中都需要已签字的原创性声明,由于答辩人之后还需要提交带有原创性声明的博士论文,因此,此时应至少做三份签字的原创性声明:A档、博士论文、预留一份备用。

  二.答辩阶段

  1. 如送交研究生院的材料通过审核,则会收到通知(一般是电子邮件,也可在教务管理系统中查到)。将材料取回,其中加入了表决票和校外答辩老师的聘书。

  2. 从财政部网站上下载“薪酬发放表”和“劳务发放表”,将参加答辩和评阅的老师信息和实发金额分别填入。“薪酬发放表”针对校内老师,标准是评阅300元/篇,答辩200元。“劳务发放表”标准是答辩、评阅均300元/篇。(只适用2013年,之后可能有变)将两表格电子版发送到教务老师邮箱。

  3. 答辩前一天,从系教务处领取劳务费和劳务费领取表。购买几个信封,将校外答辩老师的劳务费分别装好,答辩当天,连同聘书一起交给老师,并请老师在劳务费领取表上签字。

  4. 答辩前,应根据“博士学位论文评阅书”拟一份《“答辩委员会决议书”草稿》(最好有电子版,再打印一份供老师们修改)。

  5. 答辩当天,认真记录答辩人的陈述如何回答老师们的提问。将《草稿》交由老师们修改、润饰。

  答辩当天最紧迫的工作便是完成“答辩委员会决议书”,由于宣布完答辩决议,答辩会便散会了,所以要利用仅有的时间生成表格,请与会的各位老师签字。这里有三种方法可以参考:

  a. 如果会场方便上网,则将答辩决议迅速录入教务管理系统,系统自动生成PDF的“答辩委员会决议书”,直接保存打印即可。

  b. 在答辩之前,在教务管理系统中生成空白的“答辩委员会决议书”word文档,将答辩决议填入word表格之中,保存打印。

  a方案和b方案都需要手边有电脑操作。如果没有电脑,可选择c方案:

  c. 在教务管理系统中生成空白的“答辩委员会决议书”word文档,打印出来带入会场。决议后,直接请导师签字。之后再将决议结果用“套打”的方式,打印到已签好字的表格中。

  6. 散会后,将答辩记录整理好,录入教务管理系统(如前步采用b, c方式,则还需将答辩决议录入系统),生成PDF文档打印。

  7. 将“答辩委员会决议书”和“答辩记录”放入A、B档,连同“劳务费领取表”一起呈交教务处。

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